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¿Puedo NO usar la interfase Web y responder por correo como siempre lo hago?

Si. Esto es una muy buena opción para el uso básico del sistema y para las primeras fases de implementación ya que no hay NADA que cambiar con respecto a la forma en que se trabaja normalmente. A medida que tome confianza, verá que responder por correo o por la página web de su sistema de casos son intercambiables y cada uno tiene sus ventajas.